۹ مطلب با موضوع «مقالات :: مدیریت فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال :: یکپارچه سازی و نرم افزارهای سازمانی» ثبت شده است

تئوری سازمان یکپارچه IBP

1. مفهوم یکپارچه سازی مختص فناوری اطلاعات نیست اما عملا اثبات شده که بدون فناوری اطلاعات غیر ممکن است. هدف از یکپارچه سازی شامل:
2. مدیریت درآمد و تقاضا، و در یک کلام فروش و بازاریابی
3. مدیریت سطوح عملکردها
4. مدیریت موجودی کالا یا خدمات و نظارت بر میزان تولید و در یک کلام کل امور مرتبط به تولید
5. کنترل سود، حاشیه سود، و جریان نقدی و در یک کلام کلیه امور مالی
6. کاهش ریسک از طریق ارائه گزارشات به تصمیم گیران
7. نظارت عملکردی KPI و پیشرفت پروژه ها
8. کاهش هزینه های جاری بوسیله کاهش خطای انسانی و افزایش چابکی سازمان از طریق اتصال تمام سامانه ها به یکدیگر
9. کاهش فراموشی سازمانی و پاسداشت از دانش سازمانی است. یعنی درواقع کل سازمان را شامل می شود.

بر اساس نظریات: گارتنر، کاملوت

نیازهای یکپارچه سازی سازمان IBP

1. باید مدلهای زنجیره تامین، زنجیره ارزش، زنجیره تقاضا، زنجیره مالی، و سایر فرایندها از قبل ترسیم شده و وجود داشته باشد تا همان را بتوان بر بستر فناوری اطلاعات پیاده سازی کرد. توجه شود که بعد از راه اندازی سیستم یکپارچه، اصلاح ساختارها سخت و هزینه بر است
2. پرسنل سازمان باید دانش کافی برای استفاده از سامانه یکپارچه را داشته باشند و از نظر فرهنگ سازمانی، همکاری لازم را بکنند
3. رابط کاربری باید تا حد امکان ساده و راحت طراحی شود و مراحل انجام کارها کاهش داده شود زیرا مقرر است زمان اجرای فرایند را کاهش دهد
4. بانکهای اطلاعاتی و هسته های پردازش مانند سامانه مالی، سامانه CRM و غیره باید با یکدیگر قابل اتصال و تعامل باشند در غیر اینصورت تعویض شوند. در هنگام تامین سامانه های جدید نیز باید به این موضوع توجه کرد.
5. به هیچ وجه نمی توان از سامانه های یکپارچه ی آماده استفاده کرد زیرا هر سازمانی فرآیندهای خودش را دارد
6. سیستمهای هوش مانند هوش تجاری، و ارزیابی ریسک باید دارای اطلاعات مورد نیاز تصمیم گیران و دارای کاربری آسان باشد
7. این سامانه باید دارای ظرفیت اتصال به سیستمهای کنترل دسترسی، احراز هویت، و درج کاربران جدید باشد

بر اساس نظریات: بور، روند، گارتنر، کاملوت

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS

بدلیل همپوشانی این مبحث در مدیریت عملکرد و فرایند و مدیریت فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال، این مبحث در هردو شاخه ذکر شده است). در مدیریت فرایند کسب و کار مقرر است تمام عملکرد سازمان در قالب فرایندهای از قبل طراحی شده اجرا شوند که این فرایندها نیز بر اساس اهداف استراتژیک سازمان تنظیم می شود تا عملکرد سازمان را در نزدیک ترین حالت به برآورده کردن اهداف استراتژیک برساند. توجه شود که قبل از اجرای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS لازم است تمام فرایندهایی که قرار است در آن سازماندهی شوند، رسم شده و آماده باشند البته این سامانه باید قابلیت ورود فرایندهای جدید و یا اصلاح فرایندهای قبلی را نیز داشته باشد. مدیریت فرایند کسب و کار در یک مرحله انجام نمی شود و مستمر است زیرا:

1. فرایندها با تغییر استراتژی ها تغییر می کنند.
2. فرایندها با پیشرفت تکنولوژی تغییر می کنند و خلاصه می شوند.
3. فرایندها باید بصورت دایمی اصلاح و بهینه شوند.
4. نمی توان از یک فرایند ثابت برای سازمانهای مختلف استفاده کرد بلکه هر سازمان دارای فرایند خاص خود است.
5. با تغییر نگرشهای مدیریتی، فرایندها تغییر می کنند.
6. تغییر محصول و منابع مالی می تواند باعث تغییر فرایندها شود.
   
   

اهداف BPM:

اهداف استفاده از مدیریت کسب و کار یا BPM شامل موارد زیر است:

1. منظم سازی عملکرد سازمان.
2. مدل‌سازی فرایندها.
3. خودکارسازی و اتوماسیون فرایندها که باعث چابک سازی سازمانی و کاهش خطا می شود.
4. نظارت بر اجرای فرایندها از طریق اندازه گیری شاخص ها.
5. امکان اصلاح و بهینه‌سازی های سازمان.
6. فراهم سازی سیستم های فراگیر و یکپارچه سازی عملکرد سازمان که باعث چابک سازی می شود.
7. کاهش هزینه تامین منابع در سازمان و استفاده بهینه از منابع موجود.
8. نظارت بر نتیجه بخش بودن اقدامات و تصمیمات در جهت اهداف استراتژیک و اصلاح آنها درصورت نیاز.
9. مشخص سازی مرزهای عملکردی در فرایند و کاهش تداخلات شغلی.
10. پیش بینی فرایندهای آتی سازمان که از دو طریق انجام می شود:
    1. آنالیز نقص های فعلی در فرایندهای موجود
    2. بخشهایی از اهداف استراتژیک که در حال حاضر تامین نمی شوند.
       
       

نقش فناوری اطلاعات در BPM:

با توجه به موارد فوق، مشخص است که اهداف مدیریت فرایندهای کسب و کار در بسیاری از بخشها با تحول دیجیتال همپوشانی دارد زیرا عملا اجرای آن بدون استفاده از بستر فناوری اطلاعات غیر ممکن به نظر می رسد. نقش فناوری اطلاعات در BPM شامل موارد زیر است:

1. استفاده از یک موتور نرم افزاری و سخت افزاری قوی و مناسب برای اجرای کامل مدیریت فرایند کسب و کار.
2. تجزیه و تحلیل داده ها که اکثرا مربوط به مباحث داده کاوی می شود.
3. مباحث امنیت اطلاعات، بک آپ گیری، سطح دسترسی و... که اختصارا مدیریت محتوا گفته می شود.
4. طراحی زیرساختهای مورد نیاز اجرای فرایند بر بستر IT مانند پایگاه های داده، فرم ها، محیط گزارش گیری، پنل ها و... مطابق اصول طراحی رابط کاربری UI و تجربه کاربری UX
5. رفع موانع داخل برنامه (دیباگینگ)
6. یکپارچه سازی بانک اطلاعاتی BPM با سایر بانکهای اطلاعاتی موجود در سازمان.
7. پیاده سازی BPM فقط شامل یک نرم افزار نیست بنابراین واحد IT باید نظام جامعی برای جمع آوری و نگهداری سایر انواع داده مانند فایلهای اکسل، ایمیلهای سازمانی و... را نیز داشته باشد که اکثرا شامل اصول کلی مدیریت شبکه می شود اما حتما باید دستورالعمل دقیقی داشته باشد.
   
   

استانداردهای سامانه مدیریت فرایند کسب و کار BPMS

این سامانه باید توانایی دریافت تمام اطلاعاتی که در  کل مباحث مدیریت عملکرد و فرایند به آن اشاره شد را در بازه های منظم داشته و آنرا ذخیره سازی کند. مهمترین پارامترهای سامانه مدیریت و عملکرد کسب و کار به شرح زیر است:

1. این سامانه باید بتواند اطلاعات لازم جهت تصمیم گیری مدیران را در قالب سامانه هوش تجاری BI ارائه کند.
2. معمولا سامانه های BPMS در ارتباط با سامانه های دیگر مانند CRM هستند و بانک اطلاعاتی یکپارچه ای دارند. اگر چنین امکانی در سامانه فرض نشده است حتما باید توانایی اتصال به سامانه های دیگر را از طریق قالبهای استاندارد مانند API داشته باشد.
3. یکی از مهمترین مولفه ها در طراحی سامانه های BPMS این است که باید بررسی شود تا اطلاعات بی مصرف جمع آوری نشود زیرا بصورت مستقیم و غیر مستقیم باعث افزایش هزینه سازمان خواهد شد.
4. استفاده از سامانه باید به تمام کارکنان آموزش داده و سپس طبق دستور رسمی ابلاغ شود.
5. مدیران و تصمیم گیران بر مبنای سامانه BI باید قبل از هر تصمیمی بتوانند ریسک و خطر شکست هر تصمیمی را بر مبنای مالی محاسبه کنند. بر این اساس، باید داشبورد های متفاوتی با گزارشات لازم برای تمام ذینفعان فراهم شود که گزارشات آن real-time است.

بر اساس نظریات: رُزمن، بروک، اسپرینگر، دکر، راینر، نایجل، جستون، پاناگاکوس، تیالت، برونینسکی، گونگ، منتزاس، بایر، کابانیلاس، سینگ

سامانه برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

تعریف ERP بسیار مفصل تر از سایر انواع سامانه ها است و شامل تجمیع تمام سامانه ها و یکپارچه سازی آنها می شود. مهمترین مزیت ERP نسبت به سایر انواع سامانه ها این است که انواع دیگر سعی می کنند در جهت مرتب سازی انجام کار خاصی اقدام کنند اما ERP در فرایندهای سازمان ورود می کند. به بیان ساده تر، تمام فرایندها، دستورالعمل ها، و قوانین شرکت در سامانه ERP پیاده سازی می شود تا تمام عملکردهای شرکت بر اساس آن انجام شود. مثلا فرض کنیم که برای فرایند جذب و استخدام، فرم های از پیش تعیین شده ای مطابق قوانین داخلی شرکت تنظیم شده که مدیر منابع انسانی باید آنها را تکمیل کند و اطلاعات متقاضیان شغل را در آنها وارد کند و چنانچه مثلا تصویر متقاضی را بارگزاری نکند، پرونده متقاضی ثبت نمی شود و به مرحله ی بعد نمی رود. در همین مثال و توضیحات مربوط به ERP مشخص می شود که:

1. نمی توان سامانه ERP را یکباره خریداری کرد زیرا با تغییر هرکدام از فرایندهای شرکت، لازم است که سامانه نیز اصلاح شود. نگهداری از سامانه ERP یک شغل بسیار تخصصی است.
2. قبل از هر کاری باید فرایندهای داخلی سازمان مشخص شده باشد تا بتوان سامانه را بر اساس آن کاستومایز کرد.
3. بانک اطلاعاتی کل سامانه، یکپارچه است یعنی ممکن است در ابتدا به صورت یکپارچه ساخته شود و یا پس از رشد سازمان، تمام منابع اطلاعاتی به یکدیگر لینک شوند.
4. علاوه بر بانک اطلاعاتی که در بالا ذکر شد، استفاده از ERP یعنی کلا در شرکت فقط یک سامانه وجود دارد که تمام نیازهای سازمان را پوشش دهد. از زمانی که ERP فعال می شود، استفاده از سامانه های منفرد قطع می شود.
5. این مثال فقط برای یکی از فرایندهای سازمان بود و سایر فرایندها نیز به همین شکل تعریف می شوند. حوزه های فعالیت ERP شامل حسابداری مالی، مدیریت، منابع انسانی، ساخت و تولید، پردازش سفارشات، زنجیره تامین، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، تدارکات، خدمات داده، و مدیریت دانش و آموزش است (یعنی تمام شرکت).
6. معمولا این سامانه ها مبتنی بر وب هستند.
7. سیستم های ERP باید توانایی اتصال به هر نوع سیستم دیگری را داشته باشند (معمولا سامانه های مبتنی بر وب از طریق API ها با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند). شاید لازم باشد که ERP بتواند اطلاعات دستگاه های خط تولید را نیز دریافت و پایش کنند که عملا چنین امکانی در آن دستگاه ها تعبیه نشده است. و یا ممکن است که برخی سامانه ها (مانند دستگاه ساعت زنی حضور و غیاب) توانایی اتصال به سایر سامانه ها از طریق API را نداشته باشند. در این زمان، برنامه نویسان سامانه ERP باید راهکاری برای اتصال باتک های اطلاعاتی یافته و شخصا آنرا اجرایی کنند.
8. توجه شود که سیستم ERP باعث تغییر اساسی در عملکرد سازمان و کارکنان می شود و چنانچه اصول طراحی رابط کاربری و تجربه کاربری به خوبی رعایت شده باشد، باز هم گاهی ممکن است تا 14 ماه به طول انجامد که کارکنان بتوانند به خوبی از سامانه استفاده کنند. پس سازمان باید این زمان برای آموزش کارکنان و کسب تجربه را در نظر داشته باشد زیرا قطعات هزینه بر است.
9. گاهی ممکن است لازم باشد که ERP در بخشهای مختلف سازمانهای بزرگ به صورت جزیره ای اجرا شود و سپس همگی به یکدیگر در یک لایه بلاتر وصل شوند طوری که انگار ERP در دل یک ERP بزرگتر است. به این روش ERP چندلایه می گویند.
10. نرم افزار های ERP باید بتوانند در نهایت گزارشی از آنچه که درحال رخداد است را به صورتی که کارفرما می خواهد ارائه دهند. این مسئله مستلزم توانایی سامانه در پردازش اطلاعاتی است که جمع آوری کرده است.
11. قبل از تهیه یا ساخت یک سامانه ERP ابتدا باید بررسی شود که فرمت داده های موجود در سازمان چیست و سپس سامانه ای که سازگاری با آن فرمتها دارد را تهیه کرد یا ساخت. اگر این کار امکانپذیر نیست، باید راهی برای تغییر فرمت داده های موجود به آنچه که سامانه ERP می فهمد یافت.
12. سامانه ERP نیز مانند هر نرم افزار دیگری باید مدتی تست و رفع ایراد شود.
13. حتما حتما حتما: پروژه های ERP باید مبتنی بر کسب و کار باشد نه فناوری اطلاعات

بر اساس نظریات: گارتنر، کویپر، پوتوماک، رادوویلسکی، ویلسون، آدام، کوتزه، ون، هارلد، گیبل، اسمیت، واگنر، هیمن، میلکوویچ، مولر، اودوهرتی، شیلدز، ژیانگتاو، هاونهند، کرن

تجزیه و تحلیل کسب و کار BA

این عملکرد با هوش تجاری BI تفاوت دارد. هوش تجاری بر نمایش نتایج حقیقی Real-time تمرکز دارد اما تجزیه و تحلیل کسب و کار به بررسی آماری و آینده پژوهی می پردازد. سازمانهایی توانایی بهره گیری از BA را دارند که

1. مدیران ارشد قویا از آن حمایت کنند و آنرا بشناسند چون زمانگیر و هزینه بر است
2. توانایی و دانش مدل سازی وجود داشته باشد
3. از فرایندها و استراتژی در آن سازمان استفاده شود چون تمرکز اصلی بر راهکار و اصلاح برنامه های آینده است
4. سازمان از داده های قابل توجه و سیستمها و زیرساختهای آنالیز آنها برخوردار باشد.

بر اساس نظریات: داونپورت، اشمولی، کوپیوس، وارد

سیستم پشتیبانی تصمیم DDS

این سیستم آخرین مرحله از آینده پژوهی است و سیستمی طراحی می گردد تا تمام دریافت‌ها از آینده را یکپارچه کرده و گزارش دهد. اینگونه مدیران وقتی قصد دارند تصمیمی بگیرند، از عواقب تصمیم خود همچنین پیشنهادات، مزایا، معایب، ریسک و... در یک داشبورد مطلع هستند. موارد استفاده در تصمیمات استراتژیک، بازاریابی، تحقیق و توسعه، کیفیت، روابط عمومی، تولید و...

بر اساس نظریات: کین، آرونسون

سیستمهای رایانه ای مدیریت دانش

این بخش توضیح خاصی ندارد و یک نرم افزار است اما چون وجود این سیستم می تواند در تولید، انتقال، حفظ، حذف فاصله فیزیکی، پرهیز از فراموشی دانش، و حراست از دانش سازمانی موثر باشد لازم به ذکر بود.

سامانه های کمکی مدیریت دانش

1. نرم افزار بانک دانش که در بالا توضیح داده شد
2. پورتال سازمانی جهت درج یا مطالعه دانش
3. بسترهای آموزش الکترونیکی
4. استفاده از موتورهای جستجو و دانشنامه های اینترنتی
5. نرم افزارهای برنامه ریزی و زمانبندی
6. محیطهای گفتگوی آنلاین

بر اساس نظریات: اسمانت، پرود

سامانه هوش مشتری CI

می توان آنرا زیرمجموعه هوش تجاری و CRM دانست. هدف از هوش مشتری در تجزیه و تحلیل رفتار مصرف کننده مشخص می شود و سامانه ای است که بر مبنای نتایج آماری ناشی از داده های ثبت شده در آن می توان به پیشبینی و شناخت علایق مشتری، نحوه تفکر، تصمیم گیری مشتری، و هر نوع داده ای که در ارتباط با مصرف کننده است پرداخت. بخشی از نحوه جمع آوری داده های این سامانه در فوق و بخشی در ادامه اعلام می شود. توجه شود که این سامانه لازم نیست حتما یک نرم افزار باشد و حتی می تواند شامل یک فایل اکسل باشد

بر مبنای نظریات: شاو

تشکیل بانک ایده چیست؟

به فضایی برای ذخیره سازی ایده ها گفته می شود که منابع تأمین آن شامل:

• داخلی: که در توسعه خلاقیت اشاره شد
• خارجی: که بر مبنای تحقیقات در یک حوزه تخصصی و با استفاده از داده های آزاد مانند اینترنت انجام می شود است

ساختار بانک ایده بصورت زیر است:

1. می توان برای هرکدام از ایده ها امکان رای گیری و امکان اظهار نظر را فراهم کرد تا اقبال هرکدام مشخص شود و همین نظرات باعث تکمیل ایده ها می شود.
2. همچنین می توان ایده های نسبتا نزدیک را درهم ادغام کرد که تشخیص این موضوع با کارشناس است
3. در مواردی که یک مشکل شناسایی شده، می توان از حاضرین خواست که درمورد آن ایده دهند.
4. می توان این فرایند را در یک شبکه شرکتی پیاده سازی کرد تا مشتریان و مخاطبین نیز در آن شراکت کنند مثلا از طریق پیامک اطلاع‌رسانی شود که می توانند ایده های خود را در فرم وارد کنند.
5. توجه شود که چون منابع شرکت محدود است، یک کارشناس باید بسنجد که کدام ایده ها شدنی هستند تا این فرایند برای ایده های نشدنی هدر نرود.
6. از طریق تجمیع این فرایند، می توان ایده برتر را شناسایی کرد.

تمام توضیح مدیریت نوآوری از همین بانک ایده شروع می شود. نوآوری ها باعث سودهای ناگهانی و ارتقای برند می شوند.

بر اساس نظریات: سندستروم، بیورک، دورتا، سوخوف

راه اندازی سامانه عملکردی فروش - SDP

این سامانه مرحله نهایی است که چارت ها، فرایندها، تاکتیک ها، KPI و زیرساختهای فناوری اطلاعات بر اساس واقعیات و آنچه که همین حالا درحال اجرا است فراهم شده اند و دقیقا باید مطابق نیاز همان سازمان طراحی شود. این سامانه می تواند یک فرمت اکسل تا یک نرم افزار جامع باشد که معمولا با CRM ادغام می شود و به سیستم های مالی متصل است. مهمترین مزایا:

1. تجمیع و امنیت اطلاعات
2. امکان ارائه real-time گزارشات
3. امکان پایش عملکرد فروشنده و مشتری
4. ثبت مراحل پیگیری
5. ثبت اسناد ارسال شده برای مشتری
6. ثبت نقاط عطف
7. یکپارچه سازی با سایر سامانه ها و چابک سازی
8. امکان فعالیت تیمی و تقسیم وظایف
9. یادآوری پیگیری ها
10. منظم سازی فرایند فروش

بر اساس نظریات: مک‌آفی، یوماینز، برینیولفسون