۱۴ مطلب با موضوع «مقالات :: مدیریت فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال :: کلیات تحول دیجیتال» ثبت شده است

انقلاب تکنولوژیکی

به هر تغییر اساسی و سریع در روند تاریخ انقلاب گفته می شود. انقلابهای صنعتی معمولا بر اساس سه مولفه ایجاد می شوند:

1. مواد اولیه ارزان
2. محصولات جدید
3. استفاده از فرآیندهای جدید.

توجه شود که همه ی انقلابهای تکنولوژیکی صرفا مفید نیستند و ممکن است مضر باشند مانند انقلاب تسلیحاتی آلمان نازی که باعث جنگ شد. مهمترین موردی که باعث آخرین انقلاب تکنولوژیکی شد را باید اینترنت، اینترنت اشیاء، 5G، هوش مصنوعی، شبکه های اجتماعی، واقعیت مجازی، و در یک کلام تحول دیجیتال دانست

بر اساس نظریات: کلاین، پرز، دراکر، سیلبرگیت، شواب، ریفکین

رهبری فناوری اطلاعات

با توجه به دیجیتالی شدن اکثر سازمانها و شکست نظریه حکمرانی شرکتی در دهه ۸۰ میلادی، نقش فناوری اطلاعات از خدمت رسانی به واحدها تبدیل به مجری فرایندها و استراتژی ها در سازمان تغییر کرده است. درواقع درحال حاضر مدیریت فناوری اطلاعات با مدیریت اجرایی در سازمانها باید یکسان فرض شود پس این واحد باید توانایی مدیریت اجرایی و پیشبرد اهداف سازمان بر بستر IT را نیز داشته باشد. وظایف رهبری فناوری اطلاعات به شرح زیر است

1. به حداکثر رساندن ارزش تجاری بر بستر IT که مستلزم داشتن دانش استراتژیک، بازاریابی، فروش و... است
2. نظارت بر عملکرد سازمان، پرسنل، فرایندها و... از طریق بسترهای موجود
3. کاهش مخاطرات و هزینه ها از طریق افزایش امنیت
4. یکپارچه سازی تمام منابع اطلاعاتی و زیرساختی سازمان

بر اساس نظریات: ویل، رز، وود، اف

مدیریت استراتژیک اطلاعات

شامل تمام جنبه های برنامه ریزی، سازماندهی، فرایند، پردازش، کنترل، ارزیابی، و گزارش از نحوه جمع آوری، ذخیره سازی، آنالیز، و توزیع اطلاعات است. پنج رکن استراتژیک کسب و کار وجود دارد یعنی حاکمیت شرکتی، منابع انسانی، توسعه محصول، بازاریابی، و مدیریت اطلاعات و درواقع مدیریت اطلاعات بستر آنهاست. هدف اصلی مدیریت اطلاعات شامل:

1. جمع آوری و تبدیل داده به اطلاعات و سپس به دانش «به مدیریت دانش مراجعه شود»
2. تبدیل دانش به عمل یعنی استفاده از دانش تولید شده
3. بررسی نتایج استفاده از دانش جهت آنالیز موفقیت همسو با استراتژی های سازمان و درصورت لزوم اصلاح است.

بر اساس نظریات: بلمیرو، گاردینر، سیمونز، نوناکا، تاکچی، همر، سنگه، مورتون، سایرت، مکنزی، هدبرگ، وینر، ونکاترامن، ایوانز

پارامترهای مدیریت استراتژیک اطلاعات

1. مدیریت اطلاعات یک فرایند هزینه بر است بنابراین طبیعی است که بازدهی آن وابسته به منابع مالی باشد. این یعنی همانطور که منابع مالی مهم است، استفاده ی بهینه از بودجه نیز اهمیت دارد و برای این هدف است که مدیریت اطلاعات لازم است.
2. اصلی ترین راه سنجش موفقیت مدیریت اطلاعات این است که ببینیم آیا نتیجه و خروجی ملموس در فعالیتها دارد یا خیر (که در پورتفولیو فناوری اطلاعات بیان شده است).
3. شایستگی سازمانی یعنی توانایی افراد در پردازش اطلاعات و استفاده صحیح از آنها. مدیریت اطلاعات قصد دارد این کار را بصورت خودکار انجام دهد تا ساختار سازمان را شایسته سازد
4. یکی از اصلی ترین منابع جمع آوری اطلاعات، همان است که بصورت عمومی توسط نهادها و سازمانها ارائه می شود مثلا برای یک فرودگاه، استفاده از داده های آب و هوا بسیار مهم است
5. داده های وب نیز از اصلی ترین منابع اطلاعاتی بازار است که شرکت باید بداند بصورت مستمر به کدام داده ها نیاز دارد. مثلا شرکتی که فعالیت تجاری دارد، باید دایما از قیمت ارز در بازار اطلاع داشته باشد
6. با توجه به اینکه داده های روزانه بسیار زیادند، شرکت باید دستورالعملی برای آنالیز داده ها و تبدیل به دانش مفید سازمانی داشته باشد تا داده های اضافی را فیلتر کند و نتیجه ی مناسب را استخراج کند. یعنی باید ابتدا بداند که چه اطلاعاتی را لازم دارد و سپس داده های دریافتی را بر همان اساس استخراج کند که این باعث کاهش زمان و هزینه می شود.
7. اطلاعات جمع آوری شده که از فیلترهای بالا گذشته اند باید ساختاربندی و ذخیره شوند.
8. بسیاری از زیرساختها با گذشت زمان منسوخ می شوند پس بسیار مهم است زیرساختی برای مدیریت اطلاعات استفاده شود که پایداری زیادی در برابر پیشرفت تکنولوژی داشته باشد و همچنین قابلیت آپدیت داشته باشد. مثلا یکی از معضلات اساسی سازمانهای قدیمی، تبدیل داده های FoxPro به SQL بود و همین باعث شده که هنوز هم برخی سازمانهای از FoxPro استفاده کنند.
9. استفاده از بسترهای استاندارد برای ابزارهای مدیریت داده ضروری است. مثلا استفاده از PHP و برنامه‌نویسی وب شدیدا مفید است زیرا تمام برنامه ها با وب سازگاری دارند
10. مدیریت اطلاعات باید همسو با اصلاح کننده فرآیندهای داخلی سازمان باشد تا پذیرفته شده و مفید باشد.
11. با توجه به گسترش فناوری اطلاعات، یک از اهداف مدیریت اطلاعات شامل سنجش KPI پرسنل و سازمان است «برای شناخت KPI به مدیریت فرایند مراجعه شود»
12. در حال حاضر اصلی ترین بستر پیاده سازی و آنالیز استراتژی های سازمانها فناوری اطلاعات است. مدیریت اطلاعات وظیفه پیاده سازی استراتژی های سازمان را دارد
13. مدیریت اطلاعات وظیفه دارد تمام فرآیندهای درون و بیرون سازمان را با پتانسیل فناوری اطلاعات بهینه کند. این به معنی تحول دیجیتال است.
14. پیاده سازی مدیریت اطلاعات یک فرایند تدریجی است و پرسنل باید ببینند که کارها برایشان آسانتر می شود در غیر اینصورت غیر ممکن است
15. برای پیاده سازی مدیریت اطلاعات باید حمایت کامل مدیریت سازمان وجود داشته باشد
16. تقسیم کار ضمن تعیین مرزها و در قالب سلسله فرآیند بین تمام پرسنل لازم است زیرا یک نفر نمی تواند تمام فرآیند انجام دهد. مدیریت اطلاعات یک کار سازمانی است

بر اساس نظریات: هندرسون، ونکاترامن، زاچمن، کراس، وارد، دانیل، آشبروک، استارنر، شیرکی، نوی، مک‌گارنس، چو، بیدوی، کاپلان، نورتون، داونپورت، بلمیرو، کار

مدیریت کیفیت اطلاعات

در ذخیره سازی و انتقال اطلاعات سازمانی باید برای موارد زیر چک‌لیست ساخته و به هرکدام امتیاز داده شود:

1. کارایی و اثربخشی و کیفیت اطلاعات مثلا پرهیز از ذخیره سازی داده های بلااستفاده
2. امنیت و حفظ محرمانگی بستر ذخیره سازی و جابجایی اطلاعات مثلا سیاستهای دسترسی کاربران به داده ها
3. یکپارچگی اطلاعات و سامانه ها مثلا با راه‌اندازی پورتال یکپارچه سازمانی
4. دسترسی آسان کاربران به اطلاعات مثلا سیاستهای UI/UX یا استفاده از ابزارهایی با کاربری آسان که نیاز به دانش بالای IT نداشته باشد
5. پایداری ساختار و قابلیت اعتماد به کارایی بستر مثلا استفاده از سامانه های بک‌آپ، آنتی ویروس، فایروال، برق اضطراری و...

بر اساس نظریات: موزی، هلفرت

پورتفولیوی فناوری اطلاعات

پورتفولیو به معنی مجموعه ای از ابتکارات، پروژه ها و برنامه ها است که تمرکز اصلی آن بر دانش است زیرا ابتکار بدون دانش ممکن نیست. درواقع استفاده از پورتفولیو باعث پرهیز از برنامه ریزی های سنتی می شود و سازمان را بسیار چابک می کند. برای همین منظور باید از مدیران فناوری اطلاعاتی استفاده کرد که علاوه بر دانش IT ، به شاخه های مدیریت استراتژیک، فروش، بازاریابی، دیجیتال مارکتینگ، تولید، کنترل کیفیت، فرهنگ سازمانی، تحقیق و توسعه، و... نیز تسلط داشته باشند. بدلیل آنکه برخی ممکن است معتقد باشند که خدمات فناوری اطلاعات در سازمانها شامل هزینه های شرکت است، لازم است از طریق آنالیز پورتفولیو بررسی شود که هزینه های IT دارای چه خروجی ملموس و قابل اندازه‌گیری بوده است. اینها درواقع KPI یا شاخص های عملکرد واحد فناوری اطلاعات بوده و به شرح زیر است:

1. از نظر سودآوری مالی و کاهش هزینه ها که با استفاده از بستر فناوری اطلاعات انجام شده است
2. میزان زمانی که با بهره گیری از فناوری اطلاعات در فرایندها کاهش یافته است
3. میزان آموزشی که پرسنل دریافت کرده اند و باعث رشد دانش سازمانی شده است
4. اصلاح و اجرای فرایندهایی که از طریق فناوری اطلاعات تسهیل و تسریع شده است
5. محاسبه بازگشت هزینه هایی که برای زیرساخت انجام شده است
6. بررسی ایده های نوآورانه ای که راهی جز اجرا بر بستر فناوری اطلاعات نداشته اند
7. میزان داده های مفیدی که جمع آوری، ثبت و آنالیز شده اند
8. تعداد فرآیندهای موازی داخلی سازمان که کاهش یافته اند
9. خساراتی که با نظارت فناوری اطلاعات بر پرسنل کاهش یافته اند
10. سامانه هایی که در جهت مدیریت ریسک، گزارش گیری، انواع هوش، و سنجش KPI سازمان راه اندازی شده اند
11. پروژه هایی توسط فناوری اطلاعات دچار کاهش هزینه یا جایگزینی با پروژه ای ارزانتر شده اند
12. میزان سوگیری فناوری اطلاعات با اجرای استراتژی های سازمان
13. بهره گیری بهتر از ظرفیتهای موجود فناوری اطلاعات در سازمان که باعث کاهش خرید نرم افزار و سخت افزار جدید برای سازمان شده اند.

بر اساس نظریات: جفری، للیولد، کاپلان، نولان، مک‌فارلان، وِیل، آیتکن، بنسون، باگنیتز، ولهوف، لیز، موریس

مدیریت ناب در فناوری اطلاعات

با توجه به ماهیت واحد فناوری اطلاعات که ارائه دهنده خدمات به سایر واحدها است، لازم است که فرهنگ ناب در این واحد شکل گیرد. همچنین در جامعه کنونی استفاده از بستر فناوری اطلاعات توسط مشتریان و خریداران افزایش چشمگیری داشته که بر این اساس، واحد فناوری اطلاعات وظیفه دارد ارزش مشتری را با ارائه خدمات با کیفیت افزایش دهد یعنی:

1. نیازهای هرکدام از واحدها به خدمات فناوری اطلاعات مطابق نظر خودشان برآورد شود.
2. در یک فرایند دایمی از واحدها نظرسنجی شود که خدمات را به چه نحو و با چه کیفیتی نیاز دارند تا در استفاده از آن راحت تر باشند.
3. برنامه بهبود مستمر خدمات به واحدها مطابق نیازهای ایشان اجرا شود
4. منابع سازمان، کیفیت خدمات ارائه شده، مسائل امنیت داده و... به نحوی برنامه ریزی می شوند تا راحت ترین محیط را برای کارکنان فراهم سازد و این اصلاح بصورت دایمی انجام می شود.
5. برنامه دایمی برای یافتن فناوری های جایگزین که استفاده از آنها برای کارکنان آسانتر باشد انجام می شود.
6. واحد فناوری اطلاعات باید تمام تلاش خود را جهت ارائه راحت تر خدمات و افزایش ارزش خدمات ارائه شده به مشتریان نیز انجام دهد مانند راه اندازی سایت با اطلاعات غنی، فراهم سازی بستر پرداخت آنلاین و سفارش محصول، فراهم سازی بستر پشتیبانی آنلاین، اصلاح دایمی رابط کاربری UI و ارتقای همیشگی تجربه کاربری UX
7. کوتاه کردن مراحل انجام کارها برای پرسنل و مشتریان.
8. شناسایی و رفع عیوب موجود در سامانه ها.
9. جلوگیری از اجرای پروژه ها با روشهای غیر استاندارد و روشهایی که ممکن است در آینده با مشکل مواجه شود. (یعنی داشتن دانش کافی از موضوع جهت استانداردسازی روند انجام پروژه).
10. استفاده از راهکارهای روتین برای رفع نیازها (مثلا پرهیز از زبانهای برنامه نویسی غیر رایج) تا بعدا بتوان مشکلات را با دانش کمتر و به روشهای آسانتر حل کرد.
11. شناسایی و اولویت بندی نیازهای حیاتی و نیازهای کم اهمیت نسبت به برنامه اجرایی و اهداف استراتژیک سازمان تا بتوان اولویت بندی در رسیدگی را انجام داد.
12. افزایش سرعت ارائه خدمات به مشتریان از طریق فراهم سازی بستر مناسب، قدرتمند و قابل اطمینان.
13. ارائه گزارشات مفید، صحیح، و به موقع جهت تصمیم گیری مدیران.
14. توانایی ارائه خدمات به موقع در محل واحدها
15. استفاده از سِرورهای غیر متمرکز و راهکارهای بک آپ، جهت کاهش ریسک ازد دست رفتن اطلاعات (عموما از طریق مجازی سازی)
16. توسعه دانش درون سازمانی در جهت رفع مشکلات احتمالی در اسرع وقت (مثلا داشتن دانش برنامه نویسی)
17. فرض کردن راهکارهایی برای تکرار نشدن ایرادات
18. نوآوری با استفاده از ایده های پرسنل و مشتریان در جهت اصلاحات
19. خودکارسازی فرایندهای پیش پا افتاده جهت آزاد شدن زمان پرسنل و انجام کارهای مهمتر
20. برنامه ریزی ورودی ها، درخواستها، و دسترسی ها باید به نحوی انجام شود که فشار اضافه ای را به یک بخش از زیرساختها تحمیل نکند در حالیکه سایر زیرساختها بیکار هستند.
21. کارشناسان فناوری اطلاعات وظیفه دارند سفر مشتری در بسترهای IT را رصد کرده و تا جایی که می توانند آنرا آسان سازند.
22. تمرکز بر عملگرایی در فناوری اطلاعات ناب بیشتر از مباحث تئوریک است
23. استفاده از سیستم توسعه نرم افزارهای چابک Agile (در ادامه بیان می شود)
    
    

چالشهای مدیریت ناب فناوری اطلاعات

• سیستم ارائه گزارشات جریان ارزش (بدلیل نامشخص بودن بسیاری از پارامترها که باید بر اساس فعالیت سازمان مشخص شود).
• ایجاد ساختار مدیریت ناب در فناوری اطلاعات نیاز به دانش در حوزه های بازاریابی، فروش، روابط عمومی، ارتباط با مشتری، تحقیق و توسعه، مدیریت استراتژیک، مدیریت عملکرد و فرایند و... علاوه بر دانش در حوزه فناوری اطلاعات دارد که اکثر تکنسین های IT چنین دانشی ندارند و برای رفع این مشکل می توان یک یا چند روش زیر را استفاده کرد:
  • الف: آموزش به پرسنل که معمولا بسیار هزینه بر است زیرا باید شاخه های متنوعی آموزش داده شود
  • ب: استفاده از پرسنلی که در تمام این حوزه ها متخصص باشد که معمولا دستمزد بالاتری دارد.
  • ج: استفاده از خدمات مشاوره و منتورینگ.
• توانایی خلاقیت و نوآوری در واحد فناوری اطلاعات لازم است
• بسیاری از افراد و حتی مدیران در برابر تغییرات مقاومت می کنند بنابراین باید فرایند بصورت طولانی مدت انجام شود و برای اجرای آن نیاز به مشوق است.
• فعالیتهای IT در سازمانها بسیار گسترده و پراکنده است مثلا از حوزه بک آپ گیری و داده کاوی گرفته تا طراحی رابط کاربری UI بنابراین لازم است که ابتدا فرایندها تنظیم شده سپس یکپارچه سازی انجام شود.
• اجرای مدیریت ناب در فناوری اطلاعات باید حتما دارای خروجی ملموس باشد مثلا:
  • الف: کاهش نارضایتی های داخلی و خارجی
  • ب: افزایش سرعت انجام کار در سازمان
  • ج: کاهش هزینه ناشی از کاهش خطا
  • د: کاهش هزینه ناشی از صرفه جویی در تامین تجهیزات و زیرساختهای IT
  • ه: افزایش درآمدهای مستقیم از طریق فناوری اطلاعات
  • و: سایر مواردی که در فوق ذکر شد

بر اساس نظریات: چپمن، کلارک، ووماک، جونز، پری، گریزر، گریفیث، کلاینر، گیلبرت، کر، وانگ، کریشناکانتان، تینایکار، هانا، واترهاوس، یورورث

جریان های ارزش در فناوری اطلاعات:

توجه: (این حوزه در ارتباط با مدیریت ناب فناوری اطلاعات است). تمام ارزشهایی که از واحد فناوری اطلاعات برای ذینفعان (شامل کارکنان، سهامداران، و مشتریان) فراهم می شود شامل موارد زیر است:

1. جریان های ارزش اولیه: خدماتی که واحد فناوری اطلاعات در زمینه درآمدسازی برای سازمان انجام می دهد مانند ایجاد درگاه های پرداخت، راه اندازی فروشگاه آنلاین، مباحث دیجیتال مارکتینگ و...
2. جریان های ارزش ثانویه: خدماتی که بصورت مستقیم باعث سودآوری نمی شود و بیشتر جنبه خدماتی دارد مانند تعمیر سامانه ها، فراهم سازی زیرساخت ها و ارتباطات و...

توجه: باید سعی شود تمام جریانها چه اولیه و چه ثانویه به نحوی به حداکثر ارزش آفرینی رسیده و بخشهایی که ارزش آفرین نیستند اصلاح یا حذف شوند. این کار در ابتدا از طریق لیست برداری فعالیتهای در حال انجام شروع شده سپس تبدیل به فلوچارت می شوند. این کار می تواند از طریق سامانه های BPMS نیز انجام و شناسایی شود.

ابتکارات ایجاد ارزش:

در زمانی که وضعیت اقتصادی بازار یا سازمان در شرایط رکود است، توقع آن است که فناوری اطلاعات بتواند بوسیله ارائه راهکارهای جایگزین باعث کاهش هزینه و افزایش سود شود. برخی از این راهکارها به شرح زیر است:

1. گسترش تجارت الکترونیک و معاملات آنلاین.
2. دیجیتالی سازی کسب و کار.
3. استفاده از معماری سریس محور.
4. یکپارچه سازی ساختار جمع آوری و ذخیره سازی داده ها.
5. استفاده از روشهای سبز (استفاده از دارایی های موجود در سازمان بجای خرید ابزارهای جدید)
6. افزایش رضایتمندی مشتریان با افزایش سهولت در استفاده از خدمات.
7. مدیریت مصرف از زیرساخت ها که باعث کاهش تامین زیرساختهای جدید می شود
8. و بسیاری موارد دیگر

گزارشات جریان ارزش:

مدیران فناوری اطلاعات باید حتما زمینه را برای ارائه گزارشات خود از جریان ارزش را بصورت دقیق اما ساده فراهم کنند تا برای سایرین قابل درک باشد که چه میزان ارزش آفرینی انجام شده است. این گزارشات باید شامل موارد زیر باشد:

1. مشخص کند که چه کارهایی در زمینه ایجاد ارزش اولیه (که مستقیما منتهی به سود شده اند) و چه کارهایی در زمینه ایجاد ارزشهای ثانویه (که خدمات به سایر واحدهای سازمان بوده) انجام شده است.
2. بهتر است بتوان این گزارشات را با میزان سودی که ایجاد کرده اند بیان کرد تا برای افرادی که تخصص فناوری اطلاعات ندارند قابل درک باشد.
3. این گزارشات باید بصورت منظم ارائه شود و درصورت امکان Real-Time باشد.
4. می توان سیستم گزارش گیری را مستقیما به شاخص های کلیدی عملکرد که در مدیریت عملکرد و فرایند ذکر شده است متصل نمود تا گزارشات بصورت خودکار ارائه شوند (مثلا اگر مدیریت سایت توسط واحد فناوری اطلاعات انجام می شود، می توان آمار فروش از طریق فروشگاه آنلاین را یکی از شاخص های عملکردی برای ایجاد ارزش مستقیم توسط فناوری اطلاعات فرض کرد که بصورت خودکار ارائه می گردد)
5. استفاده از الگوی شش سیگما بصورت محدود: یعنی تبدیل داده های کیفی به کمی از طریق امتیاز دهی که قابلیت آنالیز آماری را داشته باشند. در این روش برای هرکدام از عملکردهای واحد فناوری اطلاعات بر حسب موارد زیر امتیاز تعیین می شود:

• • مدت زمان انجام آن فعالیت
  • اهمیت آن فعالیت
  • نوع ارزشی که ایجاد کرده (اولیه و ثانویه)
  • میزان ارزشی که برای سازمان ایجاد کرده

حالا می توان بر اساس این مقداردهی به آنالیز عملکرد و نمودارسازی عملکرد واحد فناوری اطلاعات پرداخت

بر اساس نظریات: ووماک، روس، راتر، ایزیدور، راپاپوت، نگ، گرینبام، رینولدز، هاگنباگ، کرانتز، مامودی، کاگرمن، وریتی، وستون، آنتونی، آپتوم، کاکس

استاندارد COBIT (کنترل بر اطلاعات و فناوری های مرتبط)

یکی از استانداردهای حکمرانی فناوری اطلاعات است که شامل پنج مرحله است. درواقع COBIT را می توان تکمیل کننده ی مدیریت ناب فناوری اطلاعات دانست زیرا تمرکز مدیریت ناب بر اجرا است و تمرکز COBIT بر سازمان دهی و فرایند سازی؛ بنابراین هردو لازم هستند تا در کنار یکدیگر به نتیجه مطلوب دست یابند (یعنی مدیریت ناب در قالب فرایند COBIT تعریف شوند). توجه شود که اجزای COBIT دقیقا مشابه مواردی که در این گفتار اعلام شده نیست اما برای آنکه بتوان آنرا با مدیریت ناب فناوری اطلاعات هماهنگ کرد، تغییراتی در آن ایجاد شده است.

مراحل COBIT:

1. تعیین چهارچوب اجرایی: از طریق ارزیابی اولیه و شناسایی مسئله که تا چه حد با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ است.
2. هدف گذاری: از طریق برنامه ریزی و سازمان دهی امکانات موجود یا شناخت راه های تامین خارج از سازمان، تعیین دستورالعملهای اجرایی و مسئولیت افراد، مشخص سازی پارامترهای ارزیابی پروژه، و ارتباط آن با سایر فرایندهای سازمان انجام می شود .
3. اجرا: که شامل ساخت، خرید و پیاده سازی می شود.
4. عمایاتی سازی: تحویل، خدمات و پشتیبانی
5. نظارت، ارزیابی و اصلاح (درصورت نیاز) که مطابق با سیاست های بهبود مستمر انجام می شود

اهداف COBIT:

1. منظم سازی اجرای مدیریت ناب فناوری اطلاعات
2. چابک سازی فناوری اطلاعات و در ادامه چابک سازی سازمانی که از طریق مشخص شدن فرایندهای واحد فناوری اطلاعات اجرا می شود.

بر اساس نظریات هسه، گرمبرگن، فریزر، لولیگ، کاتسیکاس، گریتزالیس، داکروز

مدیریت سوابق دیجیتال

مدیریت سوابق بیشتر اشاره به موارد زیر دارد و همان حافظه سازمانی است. توجه شود که سوابق شامل هردو نوع فیزیکی و الکترونیکی است :

1. بایگانی، مرتب سازی و نگهداری از اسناد شرکت
2. مشخص سازی مدت زمان نگهداری داده های مفید و سپس حذف آن شوند
3. بستر ذخیره سازی و تمهیدات نگهداری از دانش مانند بک آپ گیری مستمر
4. رکورد بندی یا دسته بندی سوابق مرتبط به هم و فهرست سازی
5. حذف سوابق تکراری
6. حذف سوابق ناواضح که قابلیت اصلاح ندارند
7. تشخیص داده های بی اهمیت و تفکیک آنها از سوابق مفید
8. تنظیم تمهیداتی برای تغییرناپذیری سوابق مثلا در داده های الکترونیکی
9. تعیین سطح دسترسی کارکنان برای دسترسی به سوابق و تعیین اجازه ی مشاهده، تغییر، و حذف برای آنها
10. تنظیم لیست ثبت تاریخ دسترسی افراد به سوابق
11. استفاده از طرح بازیابی فاجعه یعنی تهیه بک‌آپ از داده ها حتی داده هایی که موعد حذف آنها فرا رسیده است
12. سوابقی که درحال حاضر در مرحله ی تکمیل در واحدها است نیز باید بصورت مستمر بک‌آپ‌گیری شوند تا اگر ناخواسته دچار تخریب یا حذف شد، یک نسخه بک‌آپ از آن که مربوط به مثلا هفته ی قبل است وجود داشته باشد. این یعنی بک‌آپ‌گیری فقط مربوط به اسناد پایان یافته نیست به این دسته سوابق جاری یا سوابق فعال گفته می شود.
13. تشخیص محرمانگی اسناد
14. تنظیم راه حل دفاعی یعنی تنظیم سنجه هایی که بر اساس آن بتوان خرابکاران را با دلیل و سند شناسایی کرد
15. سوابق معمولا در سه دسته سازمانی، صنعتی، و قانونی نیز طبقه بندی می شوند
16. اجرای طرح مدیریت سوابق منوط به همکاری مدیریت سازمان و قلمداد شدن آن بعنوان وظیفه برای پرسنل است

بر اساس نظریات: مولر، فروین، فیث، کوک، لیویت، شلنبرگ، یو، آر‌دیوید، تارانتینو، مگیل، هیل، هولم، کاراواکا، سوایر، ریاز

زیست بوم (اکوسیستم) دیجیتال

این ایده مانند هر نوع زیست‌بوم طبیعی شامل ورودی ها، پردازشگر ها و خروجی ها است که قابلیت خودسازماندهی، رقابتِ طبیعی، پایداری، انصاف، عدم تقارن اطلاعات محدود، کنترل ریسک و شکست بزرگ را داشته باشد و شامل منابع دانش بهم پیوسته، پایگاه های داده، متخصصان انسانی، و عوامل هوش مصنوعی می شود که در هر زمان و مکانی قابل دسترس باشد مثلا بر بستر وب با اعطای مجوز دسترسی به افراد. نمونه موفق این سیستم ویکی‌پدیا است که سیستم خودسازماندهی توسط مشارکت کنندگان دارد.

بر اساس نظریات: شریواستاوا، برای، یانگ، بردسال

برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات

همانطور که در بالا اشاره شد، فناوری اطلاعات باید پشتیبان اجرای استراتژی های سازمان باشد بنابراین برنامه ریزی فناوری اطلاعات بر اساس اسناد استراتژیک سازمان انجام می شود. مهمترین اجزای برنامه ریزی استراتژیک IT به شرح زیر است:

1. لازم است چشم انداز و ماموریت فناوری اطلاعات بصورت واضح تبیین شود و در اختیار واحدها گذاشته شود. این موارد باید با برنامه استراتژیک سازمان همراستا باشد
2. تمام زیرساختهای نرم افزاری و سخت افزاری مورد نیاز برنامه استراتژیک آماده سازی می شود
3. اصلی ترین مبحث در این برنامه ریزی نقشه راه فناوری است که در بخش تحقیقات نوآوری و فناوری بیان شد
4. برنامه باید به نحوی تنظیم شود که کاربران بدانند چه قابلیت‌هایی برای استفاده فراهم است تا از آنها استفاده کنند و چه ابزارهایی باید اضافه شوند. همچنین باید مسیری برای بیان نیازهای جدید تعریف شده باشد
5. در برنامه باید نقاط قوت و ضعف سیستمها، فرایندها، روشها بوده و در آن راهکارهای رفع نقص‌های موجود پیشبینی شده باشد. بنابراین برنامه ریزی بر اساس داشته ها انجام می شود و فکری برای جبران خلأها از طرقی مثل خرید ابزار جدید، تغییر کاربری ابزارهای موجود، اصلاح فرآیندها و...  می شود
6. برنامه ای برای آموزش و سنجش دانش فناوری اطلاعات پرسنل تدوین می شود. این مورد بصورت مفصل در بخش مدیریت دانش بیان شده است.
7. علاوه بر دانش کارکنان، باید میزان کارآمدی ابزارها در حل نیازها نیز بررسی شود که چقدر از نیاز را رفع می کند
8. در نهایت پس از بررسی های فوق، نتیجه گرفته می شود که فناوری اطلاعات چقدر توانسته در عملکرد سازمان مفید باشد. حالا برای رفع ایرادات موجود برنامه ریزی می شود.
9. ابزارهای گزارش دهی و انواع هوش مانند هوش تجاری و... با پنل های کاربری آسان طراحی شده باشند
10. توجه شود که برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات باید بصورت مستمر اجرا، اصلاح و تکمیل شود.

بر اساس نظریات: لیور، فارستر، رودا، فرناندز

اینترنت اشیاء IOT

در تعریف به نظر می رسد این نام از ابتدا اشتباه بوده است زیرا اشیاء نیاز به اینترنت ندارند اما اشیاء بوسیله ارتباطات آدرس‌پذیر و ارتباط از طریق اینترنت می توانند هوشمند شوند. درواقع نام مناسب را باید اشیاء هوشمند فرض کرد اما به نام اینترنت اشیاء مصطلح شده است. اشیاء هوشمند معمولا دارای مولفه های مثل: حافظه ثبت سوابق و ذخیره سازی اطلاعات، الگوریتم های یادگیری ماشینی، طریقه ای برای ارسال و دریافت اطلاعات، پروتکل های رمزنگاری داده، منبع تغذیه و باتری، هدف کاری مشخص، پروتکلهای ارتباط با سایر اشیاء و... هستند. ساده ترین تعریف اینترنت اشیاء یعنی:

1. اشیائی که از طریق بستر فناوری اطلاعات (عموما اینترنت و IP یا امواج رادیویی) برای هدفی مشخص اقدام به ارسال و دریافت داده می کنند.
2. برخی از این اشیاء ممکن است داده ها را بر اساس حسگرهایی تشخیص داده و سپس مخابره کنند مانند پابند زندانیان که محل حضور زندانی را از طریق GPS به نهادهای نظارتی اعلام می کنند
3. برخی نیز ممکن است اطلاعات را دریافت کرده و کاری انجام دهند مثلا کولرهای هوشمند که می توان قبل از رسیدن به منزل دستور داد تا روشن شوند)
4. برخی دیگر ممکن است تا حدی به هوش مصنوعی و دستوراتی که از قبل تعیین شده مجهز باشند تا تصمیماتی بگیرند مثلا همان پابند زندانیان که برایش تعریف می شود چنانچه زندانی از محدوده خاصی خارج شد یا پابند را باز کرد، اخطار را به مرکز نظارتی ارسال کند و درواقع بر مبنای هوش مصنوعی که از قبل طراحی شده است تصمیم می گیرد
5. گاهی ممکن است اشیاء از ابتدا هوشمند نباشند اما بوسیله سامانه ای دیگر هوشمند شوند مثلا ممکن است کولر این قابلیت را نداشته باشد که به اینترنت وصل شود اما دستگاهی دیگر که به اینترنت متصل است بتواند برق کولر را وصل کند تا روشن شود
6. یکی از اصلی ترین کارکردهای اینترنت اشیاء در گزارش‌دهی است مثلا دستگاه های تولید در یک کارخانه گزارش دهند که چه میزان تولید در روز انجام شده است. در اینجا اینترنت اشیاء جزوی از اتوماسیون صنعتی فرض می شود
7. در برخی مواقع، اشیاء می توانند گزارشات خود را به سایر اشیاء بدهند تا باعث انجام کاری در دستگاه دوم بشود. مثلا وقتی کاربر قبل از رسیدن به منزل دستور روشن شدن کولر را می دهد، کولر به چراغها پیام می دهد تا روشن شوند. این نمونه در خانه هوشمند تجلی یافته است.

بر اساس نظریات: گیلیز، براون، هندریکس، کاراسکو، لنوکس، لاپلانت، ماترن، ویزر، پونتین، وود، استالینگز، ایوانز، ونسینگتونگ، کانگ، پارک، پروسپرو، چینچیلا، بیکر، هنسل

اصلی ترین موانع اینترنت اشیاء

1. اینترنت اشیاء شامل چندین تخصص پیچیده از جمله الکترونیک، فناوری اطلاعات، هوش مصنوعی و... است که باید بصورت تیمی فعالیت کنند
2. هنوز قوانین و پروتکلهای یکسانی برای فعالیت در این حوزه وجود ندارد
3. اکثر اشیاء هوشمند نمی توانند با یکدیگر ارتباط داشته باشند زیرا زبان مشترکی ندارند
4. همیشه فعالیت سیستمها وابسته به ارتباطات است و اگر ارتباط قطع شود، شی نمی تواند به درستی فعالیت کند
5. گاهی هزینه تولید یک محصول هوشمند به قدری بالاست که برای خریدار صرفه ندارد
6. نگرانی هایی برای حفظ حریم خصوصی وجود دارد
7. دانش اجتماعی در این زمینه کم است و پذیرش آن سخت است
8. فعالیتها اکثرا بصورت سنتی انجام می شود و تمایل زیادی در گوش به سمت هوشمندسازی مشاهده نمی شود
9. هزینه های تحقیق و توسعه به قدری بالاست که اکثر شرکتهای کوچک و متوسط به سختی می توانند در آن فعالیت کنند

بر اساس نظریات: اریکسون، ژانگ، ژو، پنگ، لیو، سوپریا، پاداکی، اونو، پراشر

دیجیتالی شدن Digitalisation

یکی از مهمترین مراحل در حرکت به سمت تحول دیجیتال است. این فرایند ارتباط نزدیکی با مفاهیم «مدیریت دانش» و «پایگاه دانش» دارد و شامل موارد زیر است:

1. تمام اسناد فیزیکی و مکتوب مثلا با استفاده از اسنکر تبدیل به داده های رایانه ای شوند. این کار درمورد داده های صوتی و تصویری نیز انجام می شود
2. فضایی برای ذخیره سازی، مرتب سازی، آرشیوسازی، و نگهداری از داده ها فراهم شود.
3. فرایند دیجیتالی شدن می تواند شامل حفاظت دیجیتال نیز باشد یعنی یک کپی از نسخه اصلی بعنوان بک‌آپ نسخه فیزیکی حفظ شود. درواقع نسخه فیزیکی باقی می ماند و یک بک‌آپ دیجیتالی هم از آن تهیه می شود.
4. در فرایند دیجیتالی شدن سعی می شود از سامانه های کامپیوتری بجای کاغذ استفاده شود و همین باعث کاهش هزینه، افزایش سرعت، پایداری داده ها، منظم سازی، قابل استناد بودن و... می شود
5. در دیجیتالی سازی باید حتما از فرمت‌های استاندارد و قابل استفاده در کامپیوترهای عمومی استفاده شود
6. سعی می شود داده های جدید از ابتدا بصورت دیجیتال تولید شوند تا لازم نباشد مجددا تبدیل شوند
7. برای افزایش امنیت داده های متنی می توان از پروتکل کانواس استفاده کرد که متون را تبدیل به تصاویر غیر قابل کپی می کند
8. برای تبدیل تصاویر به متون می توان از OCR ها استفاده کرد

بر اساس نظریات: بلومبرگ، مک‌کویل، براون، دایگل، اسناودر، پاتگیتر، هیوز، واتکینز، ورهاوسن، فلو، هدستروم، کیرش، لی، تانگ، مک‌کری

واقعیت مجازی VR

در گذشته واقعیت مجازی برای عموم مردم جزو تکنولوژی های بسیار عجیب بود اما درواقع این تکنولوژی از چیزی بیش از زیرساخت های در حد موبایلهای هوشمند بهره نمی برد. درواقع هر چیزی که بتوان به کمک ابزارهای دیجیتال به صورت سه بعدی و یا بیشتر از آنچه که در دنیای فیزیکی وجود دارد دید را واقعیت مجازی می گویند. توجه شود که هرکدام از شاخه هایی که در ادامه بیان می شوند، آنقدر تخصصی هستند که شاید بتوان آنها را شاخه های جداگانه ای از فناوری اطلاعات دانست و در این موارد باید از کمک متخصصین در آن حوزه بهره گرفت. انواع سیستم های واقعیت مجازی شامل موارد زیر است:

1. واقعیت افزوده AR : سیستم های واقعیت افزوده سعی دارند که از طریق داده های دریافتی بوسیله دوربین موبایل، داده های صوتی، موقعیت یابی GPS ، اسکن کردن یک QR ، ژیروسکوپ یا هر چیز دیگری که برای آن سیستم تعریف شده باشد، واکنشی که از قبل برای آن شرایط مشخص شده را نشان دهند. این واکنش شامل اضافه کردن یک آبجکت به دنیای واقعی در محیط مجازی است (یعنی مقلا یک خرگوش را به تصاویر دنیای واقعی که از طریق موبایل دیده می شود اضافه کند). در برخی از انواع AR تصاویر از طریق نمایشگرهای دیگر یا ویدیو پرژکتور یا لیزر در دنیای واقعی نمایش داده می شود.
2. واقعیت ترکیبی MR : همان چیزی است که در واقعیت افزوده بیان شد با این تفاوت که کاربر می تواند بر آنچه که به صورت مجازی می بیند تاثیر بگذارد (مثلا یک توپ می بیند و می تواند آنرا شوت کند). نوع دیگری از واقعیت ترکیبی اینگونه است که کاربر می تواند از طریق ربات با دنیای واعی تعامل برقرار کند. مثلا جراح می تواند مریض را به صورت مجازی ببیند و او را جراحی کند و ربات نیز همین کار را بر روی یک بیمار واقعی در جای دیگری انجام دهد (جراحی از راه دور) واقعیت ترکیبی در صنایع پزشکی، نظامی، هوانوردی، و کار از راه دور استفاده می شود.
3. فناوری لمسی Haptic technology : اصولا هر نوع ارتباطی که از طریق حواس لمسی از کامپیوتر به انسان منتقل شود را فناوری لمسی می گویند مثلا از لرزش دسته بازی Xbox گرفته تا سیستم های هیدرولیکی که شیب را در سیستم های شبیه ساز پرواز تداعی می کنند. این دسته از فناوری های واقعیت مجازی ارتباط عمیقی با علم رباتیک دارند.
4. واقعیت توسعه یافته XR : در حال حاضر این واژه برای حجم عظیمی از خلاقیت های نوظهور در صنعت واقعیت مجازی استفاده می شود و هنوز تعریف دقیقی ندارد. مثلا شبیه سازی چشایی یا بویایی را نیز علاوه بر موارد فوق شامل می شود.

بر اساس نظریات: مانکمن، کادل، بیلینگ هارست، اندوجار، آرتاد، اسنیپر، گروم، جراردی، لاوسون، فاگان، راجرز