مدیریت ناب در فناوری اطلاعات
با توجه به ماهیت واحد فناوری اطلاعات که ارائه دهنده خدمات به سایر واحدها است، لازم است که فرهنگ ناب در این واحد شکل گیرد. همچنین در جامعه کنونی استفاده از بستر فناوری اطلاعات توسط مشتریان و خریداران افزایش چشمگیری داشته که بر این اساس، واحد فناوری اطلاعات وظیفه دارد ارزش مشتری را با ارائه خدمات با کیفیت افزایش دهد یعنی:
- نیازهای هرکدام از واحدها به خدمات فناوری اطلاعات مطابق نظر خودشان برآورد شود.
- در یک فرایند دایمی از واحدها نظرسنجی شود که خدمات را به چه نحو و با چه کیفیتی نیاز دارند تا در استفاده از آن راحت تر باشند.
- برنامه بهبود مستمر خدمات به واحدها مطابق نیازهای ایشان اجرا شود
- منابع سازمان، کیفیت خدمات ارائه شده، مسائل امنیت داده و... به نحوی برنامه ریزی می شوند تا راحت ترین محیط را برای کارکنان فراهم سازد و این اصلاح بصورت دایمی انجام می شود.
- برنامه دایمی برای یافتن فناوری های جایگزین که استفاده از آنها برای کارکنان آسانتر باشد انجام می شود.
- واحد فناوری اطلاعات باید تمام تلاش خود را جهت ارائه راحت تر خدمات و افزایش ارزش خدمات ارائه شده به مشتریان نیز انجام دهد مانند راه اندازی سایت با اطلاعات غنی، فراهم سازی بستر پرداخت آنلاین و سفارش محصول، فراهم سازی بستر پشتیبانی آنلاین، اصلاح دایمی رابط کاربری UI و ارتقای همیشگی تجربه کاربری UX
- کوتاه کردن مراحل انجام کارها برای پرسنل و مشتریان.
- شناسایی و رفع عیوب موجود در سامانه ها.
- جلوگیری از اجرای پروژه ها با روشهای غیر استاندارد و روشهایی که ممکن است در آینده با مشکل مواجه شود. (یعنی داشتن دانش کافی از موضوع جهت استانداردسازی روند انجام پروژه).
- استفاده از راهکارهای روتین برای رفع نیازها (مثلا پرهیز از زبانهای برنامه نویسی غیر رایج) تا بعدا بتوان مشکلات را با دانش کمتر و به روشهای آسانتر حل کرد.
- شناسایی و اولویت بندی نیازهای حیاتی و نیازهای کم اهمیت نسبت به برنامه اجرایی و اهداف استراتژیک سازمان تا بتوان اولویت بندی در رسیدگی را انجام داد.
- افزایش سرعت ارائه خدمات به مشتریان از طریق فراهم سازی بستر مناسب، قدرتمند و قابل اطمینان.
- ارائه گزارشات مفید، صحیح، و به موقع جهت تصمیم گیری مدیران.
- توانایی ارائه خدمات به موقع در محل واحدها
- استفاده از سِرورهای غیر متمرکز و راهکارهای بک آپ، جهت کاهش ریسک ازد دست رفتن اطلاعات (عموما از طریق مجازی سازی)
- توسعه دانش درون سازمانی در جهت رفع مشکلات احتمالی در اسرع وقت (مثلا داشتن دانش برنامه نویسی)
- فرض کردن راهکارهایی برای تکرار نشدن ایرادات
- نوآوری با استفاده از ایده های پرسنل و مشتریان در جهت اصلاحات
- خودکارسازی فرایندهای پیش پا افتاده جهت آزاد شدن زمان پرسنل و انجام کارهای مهمتر
- برنامه ریزی ورودی ها، درخواستها، و دسترسی ها باید به نحوی انجام شود که فشار اضافه ای را به یک بخش از زیرساختها تحمیل نکند در حالیکه سایر زیرساختها بیکار هستند.
- کارشناسان فناوری اطلاعات وظیفه دارند سفر مشتری در بسترهای IT را رصد کرده و تا جایی که می توانند آنرا آسان سازند.
- تمرکز بر عملگرایی در فناوری اطلاعات ناب بیشتر از مباحث تئوریک است
- استفاده از سیستم توسعه نرم افزارهای چابک Agile (در ادامه بیان می شود)
چالشهای مدیریت ناب فناوری اطلاعات
- سیستم ارائه گزارشات جریان ارزش (بدلیل نامشخص بودن بسیاری از پارامترها که باید بر اساس فعالیت سازمان مشخص شود).
- ایجاد ساختار مدیریت ناب در فناوری اطلاعات نیاز به دانش در حوزه های بازاریابی، فروش، روابط عمومی، ارتباط با مشتری، تحقیق و توسعه، مدیریت استراتژیک، مدیریت عملکرد و فرایند و... علاوه بر دانش در حوزه فناوری اطلاعات دارد که اکثر تکنسین های IT چنین دانشی ندارند و برای رفع این مشکل می توان یک یا چند روش زیر را استفاده کرد:
- الف: آموزش به پرسنل که معمولا بسیار هزینه بر است زیرا باید شاخه های متنوعی آموزش داده شود
- ب: استفاده از پرسنلی که در تمام این حوزه ها متخصص باشد که معمولا دستمزد بالاتری دارد.
- ج: استفاده از خدمات مشاوره و منتورینگ.
- توانایی خلاقیت و نوآوری در واحد فناوری اطلاعات لازم است
- بسیاری از افراد و حتی مدیران در برابر تغییرات مقاومت می کنند بنابراین باید فرایند بصورت طولانی مدت انجام شود و برای اجرای آن نیاز به مشوق است.
- فعالیتهای IT در سازمانها بسیار گسترده و پراکنده است مثلا از حوزه بک آپ گیری و داده کاوی گرفته تا طراحی رابط کاربری UI بنابراین لازم است که ابتدا فرایندها تنظیم شده سپس یکپارچه سازی انجام شود.
- اجرای مدیریت ناب در فناوری اطلاعات باید حتما دارای خروجی ملموس باشد مثلا:
- الف: کاهش نارضایتی های داخلی و خارجی
- ب: افزایش سرعت انجام کار در سازمان
- ج: کاهش هزینه ناشی از کاهش خطا
- د: کاهش هزینه ناشی از صرفه جویی در تامین تجهیزات و زیرساختهای IT
- ه: افزایش درآمدهای مستقیم از طریق فناوری اطلاعات
- و: سایر مواردی که در فوق ذکر شد
بر اساس نظریات: چپمن، کلارک، ووماک، جونز، پری، گریزر، گریفیث، کلاینر، گیلبرت، کر، وانگ، کریشناکانتان، تینایکار، هانا، واترهاوس، یورورث
جریان های ارزش در فناوری اطلاعات:
توجه: (این حوزه در ارتباط با مدیریت ناب فناوری اطلاعات است). تمام ارزشهایی که از واحد فناوری اطلاعات برای ذینفعان (شامل کارکنان، سهامداران، و مشتریان) فراهم می شود شامل موارد زیر است:
- جریان های ارزش اولیه: خدماتی که واحد فناوری اطلاعات در زمینه درآمدسازی برای سازمان انجام می دهد مانند ایجاد درگاه های پرداخت، راه اندازی فروشگاه آنلاین، مباحث دیجیتال مارکتینگ و...
- جریان های ارزش ثانویه: خدماتی که بصورت مستقیم باعث سودآوری نمی شود و بیشتر جنبه خدماتی دارد مانند تعمیر سامانه ها، فراهم سازی زیرساخت ها و ارتباطات و...
توجه: باید سعی شود تمام جریانها چه اولیه و چه ثانویه به نحوی به حداکثر ارزش آفرینی رسیده و بخشهایی که ارزش آفرین نیستند اصلاح یا حذف شوند. این کار در ابتدا از طریق لیست برداری فعالیتهای در حال انجام شروع شده سپس تبدیل به فلوچارت می شوند. این کار می تواند از طریق سامانه های BPMS نیز انجام و شناسایی شود.
ابتکارات ایجاد ارزش:
در زمانی که وضعیت اقتصادی بازار یا سازمان در شرایط رکود است، توقع آن است که فناوری اطلاعات بتواند بوسیله ارائه راهکارهای جایگزین باعث کاهش هزینه و افزایش سود شود. برخی از این راهکارها به شرح زیر است:
- گسترش تجارت الکترونیک و معاملات آنلاین.
- دیجیتالی سازی کسب و کار.
- استفاده از معماری سریس محور.
- یکپارچه سازی ساختار جمع آوری و ذخیره سازی داده ها.
- استفاده از روشهای سبز (استفاده از دارایی های موجود در سازمان بجای خرید ابزارهای جدید)
- افزایش رضایتمندی مشتریان با افزایش سهولت در استفاده از خدمات.
- مدیریت مصرف از زیرساخت ها که باعث کاهش تامین زیرساختهای جدید می شود
- و بسیاری موارد دیگر
گزارشات جریان ارزش:
مدیران فناوری اطلاعات باید حتما زمینه را برای ارائه گزارشات خود از جریان ارزش را بصورت دقیق اما ساده فراهم کنند تا برای سایرین قابل درک باشد که چه میزان ارزش آفرینی انجام شده است. این گزارشات باید شامل موارد زیر باشد:
- مشخص کند که چه کارهایی در زمینه ایجاد ارزش اولیه (که مستقیما منتهی به سود شده اند) و چه کارهایی در زمینه ایجاد ارزشهای ثانویه (که خدمات به سایر واحدهای سازمان بوده) انجام شده است.
- بهتر است بتوان این گزارشات را با میزان سودی که ایجاد کرده اند بیان کرد تا برای افرادی که تخصص فناوری اطلاعات ندارند قابل درک باشد.
- این گزارشات باید بصورت منظم ارائه شود و درصورت امکان Real-Time باشد.
- می توان سیستم گزارش گیری را مستقیما به شاخص های کلیدی عملکرد که در مدیریت عملکرد و فرایند ذکر شده است متصل نمود تا گزارشات بصورت خودکار ارائه شوند (مثلا اگر مدیریت سایت توسط واحد فناوری اطلاعات انجام می شود، می توان آمار فروش از طریق فروشگاه آنلاین را یکی از شاخص های عملکردی برای ایجاد ارزش مستقیم توسط فناوری اطلاعات فرض کرد که بصورت خودکار ارائه می گردد)
- استفاده از الگوی شش سیگما بصورت محدود: یعنی تبدیل داده های کیفی به کمی از طریق امتیاز دهی که قابلیت آنالیز آماری را داشته باشند. در این روش برای هرکدام از عملکردهای واحد فناوری اطلاعات بر حسب موارد زیر امتیاز تعیین می شود:
-
- مدت زمان انجام آن فعالیت
- اهمیت آن فعالیت
- نوع ارزشی که ایجاد کرده (اولیه و ثانویه)
- میزان ارزشی که برای سازمان ایجاد کرده
حالا می توان بر اساس این مقداردهی به آنالیز عملکرد و نمودارسازی عملکرد واحد فناوری اطلاعات پرداخت
بر اساس نظریات: ووماک، روس، راتر، ایزیدور، راپاپوت، نگ، گرینبام، رینولدز، هاگنباگ، کرانتز، مامودی، کاگرمن، وریتی، وستون، آنتونی، آپتوم، کاکس
Twitter 
WhatsApp 
Telegram 
Facebook 
E-mail 
Pinterest 
LinkedIn 
Tumblr 
VK 
HK-News 
XING 
Reddit 
