مدیریت سوابق دیجیتال

مدیریت سوابق دیجیتال

مدیریت سوابق بیشتر اشاره به موارد زیر دارد و همان حافظه سازمانی است. توجه شود که سوابق شامل هردو نوع فیزیکی و الکترونیکی است :

1. بایگانی، مرتب سازی و نگهداری از اسناد شرکت
2. مشخص سازی مدت زمان نگهداری داده های مفید و سپس حذف آن شوند
3. بستر ذخیره سازی و تمهیدات نگهداری از دانش مانند بک آپ گیری مستمر
4. رکورد بندی یا دسته بندی سوابق مرتبط به هم و فهرست سازی
5. حذف سوابق تکراری
6. حذف سوابق ناواضح که قابلیت اصلاح ندارند
7. تشخیص داده های بی اهمیت و تفکیک آنها از سوابق مفید
8. تنظیم تمهیداتی برای تغییرناپذیری سوابق مثلا در داده های الکترونیکی
9. تعیین سطح دسترسی کارکنان برای دسترسی به سوابق و تعیین اجازه ی مشاهده، تغییر، و حذف برای آنها
10. تنظیم لیست ثبت تاریخ دسترسی افراد به سوابق
11. استفاده از طرح بازیابی فاجعه یعنی تهیه بک‌آپ از داده ها حتی داده هایی که موعد حذف آنها فرا رسیده است
12. سوابقی که درحال حاضر در مرحله ی تکمیل در واحدها است نیز باید بصورت مستمر بک‌آپ‌گیری شوند تا اگر ناخواسته دچار تخریب یا حذف شد، یک نسخه بک‌آپ از آن که مربوط به مثلا هفته ی قبل است وجود داشته باشد. این یعنی بک‌آپ‌گیری فقط مربوط به اسناد پایان یافته نیست به این دسته سوابق جاری یا سوابق فعال گفته می شود.
13. تشخیص محرمانگی اسناد
14. تنظیم راه حل دفاعی یعنی تنظیم سنجه هایی که بر اساس آن بتوان خرابکاران را با دلیل و سند شناسایی کرد
15. سوابق معمولا در سه دسته سازمانی، صنعتی، و قانونی نیز طبقه بندی می شوند
16. اجرای طرح مدیریت سوابق منوط به همکاری مدیریت سازمان و قلمداد شدن آن بعنوان وظیفه برای پرسنل است

بر اساس نظریات: مولر، فروین، فیث، کوک، لیویت، شلنبرگ، یو، آر‌دیوید، تارانتینو، مگیل، هیل، هولم، کاراواکا، سوایر، ریاز