خلاصه قواعد تقسیم وظایف و کارها در شرکتها و سازمانها

تقسیم کار در سازمان

یعنی تفکیک وظایف و عملکردها در بین کارکنان، ایستگاه های کاری، واحدها، سازمانها، شرکتها، دولتها و... که بر ممکن است بر مبنای دانش، وظایف، عملکردها، تجهیزات، عوامل جغرافیایی و... انجام شود به نحوی که با افزایش بهره وری، همگی در جهت رسیدن به یک هدف تلاش کرده و به یکدیگر خدمات دهند.

قواعد تقسیم کار:

1. تقسیم کار باعث تخصصی شدن وظایف می گردد که همین موضوع باعث افزایش دانش ناشی از تجربه در همان حوزه می شود بنابراین اگر تقسیم کار باعث افزایش دانش نشود، مشخص است که غلط بوده. مثلا یک کارگر در خط تولید مسئول انجام کارهای مربوط به نقاشی و رنگ آمیزی است. این کارگر با فعالیت مستمر در این شغل، تخصص کافی را کسب می کند بنابراین باید باعث کاهش ضایعات حین تولید شود و چنانچه این اتفاق رخ ندهد، مشخص است که تقسیم کار به خوبی انجام نشده است. بنابراین تقسیم کار به صورت صحیح باعث رشد و شکوفایی پرسنل نیز می شود.
2. یکی از ضرورتهای تقسیم کار آن است که پرسنل درمورد موضوعی مسئول باشند و درقبال آن پاسخ دهند. چنانچه نظام پاسخگویی وجود نداشته باشد، تقسیم کار به درستی انجام نشده است.
3. تقسیم کارها و تخصصی شدن حوزه ها باعث افزایش دانش پرسنل و در نتیجه افزایش کیفیت محصول می شود. اگر کیفیت محصول کاهش یافته یا رشد چشمگیری نداشته باشد، نشانه ایراد در تقسیم کار است.
4. تقسیم کار به نحوی انجام می شود که وظایف هرکدام از افراد مشخص باشد بنابراین کارهای مشابه در یک زمان توسط چند نفر انجام نمی شود تا در زمان و هزینه صرفه جویی شود. اگر برخی کارها همچنان بصورت موازی انجام می شود، نشان دهنده اشتباه در تقسیم کار است.
5. اگر در نتیجه ی تقسیم کارها بهره وری کاهش یافته یا افزایش چشمگیری نداشته باشد، اشتباه انجام شده است.
6. اگر تقسیم کار باعث افزایش هزینه شامل پول، زمان، و سرمایه انسانی شده باشد، مشخص است که به خوبی انجام نشده است.
7. وقتی که تقسیم کار رخ می دهد، برقراری ارتباط بین ایستگاه های کاری نیز اهمیت می یابد. چنانچه ارتباطات بین ایستگاه های کاری به خوبی انجام نشود، عملا تقسیم کار بی نتیجه خواهد بود.
8. بر اساس نظر مارکس، تقسیم کار در درازمدت باعث یکنواختی کارها برای کارگران می شود که بی انگیزگی در کار و تبدیل شدن کارگر به چرخ دنده را تشدید می کند. بنابراین باید حتما زمینه هایی برای رشد پرسنل در سایر شاخه ها (خصوصا اجتماعی و روانی) نیز فراهم شود وگرنه ممکن است یکنواختی به حدی برسد که کارگر تصمیم بگیرد کار را ترک کند یا بی انگیزه شده و کارکرد خود را از دست دهد.
9. بهتر است تقسیم کار در بین کارگران به نحوی باشد که آنها بتوانند نتیجه ی کار خود را حداقل در همان ایستگاه کاری ببینند. این موضوع باعث افزایش رضایت کارکنان از کار می شود.
10. تقسیم کار باید بین افرادی انجام شود که توانایی ارتباط اجتماعی با دیگران را داشته باشند وگرنه بهتر است که کار تقسیم نشود. معمولا تقسیم کار در جوامعی موفق تر است که رشد فرهنگی و اجتماعی بیشتری در ارتباطات اجتماعی دارند.
11. افرادی که کار بین آنها تقسیم شده است باید بدانند که وظیفه ی آنها مهم است و دیده می شود. در اینجا می توان از نظام پاداش استفاده کرد.
12. تقسیم کار می تواند بین انسانها، ماشینها، و یا ترکیب هردو انجام شود و هرچه تمرکز بر ماشین بیشتر باشد، احتمال کاهش خطا، کاهش هزینه، و کاهش زمان تولید افزایش می یابد اما اجرای این طرح ها مستلزم دانش کافی و تجهیزات کارآمد است.
13. تقسیم کار در سطح کلان (بین المللی) باعث تقسیم منافع در بین ملت ها می شود. مثلا کشوری که نیروی انسانی ارزان دارد، می تواند تولید را برای کشورهای دیگر انجام دهد تا وضعیت درآمد و کیفیت زندگی مردم خود را نیز ارتقا دهد. طبق آمار جهانی معمولا نسبت شاغلین در بازار جهانی به شرح زیر است:
    الف: حدود 15% در صنعت.
    ب: حدود 35% در خدمات.
    ج: حدود 40% در کشاورزی.
    د: حدود 10% در کسب و کارهای خانگی که نوعی خدمات است.
14. در بهترین حالت ممکن، تقسیم کار بر اساس وظایف انجام شده و کنترل خاصی بر افراد انجام نمی شود. این نحوه انجام کار باعث رضایت حداکثری پرسنل می شود و در آن به کارگر گفته می شود:
    الف: این تعداد را در این زمان و با این کیفیت و این استاندارد بساز.
    ب: کار را با هر روش و برنامه ای که خودت صلاح دانستی شخصا انجام بده.
    ج: مجاز هستی که از هرکدام از ابزارها و تجهیزات که خواستی استفاده کنی.
    د: اگر کار را زودتر به اتمام رساندی می توانی به انتخاب خودت منزل بروی، در محل کار استراحت کنی، آموزش ببینی، و یا شامل تشویقات شوی.
15. درست است که تقسیم وظایف دارای مزایای زیادی است اما ممکن است در سازمانهای کوچک که حجم کار کمتری دارند باعث افزایش هزینه نیروی انسانی شود. در این شرایط لازم است که پرسنل دارای کارهای بیشتری باشند تا در زمان کار به آنها رسیدگی کنند.
16. هر میزان که استفاده ازتجهیزات و فناوری رشد یابد، نیاز به تخصص های فردی در تقسیم کارها کاهش می یابد.
17. کاهش تقسیم کار میتواند تحت عنوان غنی سازی شغلی یاد شود که جزو ابزارهای انگیزشی محسوب می شود یعنی هر میزان که کارمند بتواند وظایف بیشتری را انجام دهد، می توان کارهای بیشتری را ضمن افزایش پاداش به او داد. این کار باعث افزایش بهره وری نیز می شود چون:
    الف: کارها توسط متخصص انجام می شود.
    ب: رضایت شغلی افزایش می یابد.
    ج: کمتر نیاز است که کارها بین واحدها جابجا شوند تا به نتیجه برسند که باعث افزایش سرعت می شود.
18. توجه شود که تقسیم کار باعث می شود که واحدها به یکدیگر وابسته باشند بنابراین چنانچه یکی از بخشها با صرعت کمتری فعالیت کند، باعث کند شدن سایر بخشها می شود. در این شرایط باید واحدی که سرعت کمتری دارد را پس از عارضه یابی، با یکی از راهکارهای زیر تقویت کرد:
    الف: شناور کردن پرسنل و تجهیزات جهت کار و کمک در واحدهای دیگر تا بتوان منابع را به آن تزریق کرد.
    ب: ادغام واحدها تا بتوانند حجم بیشتری از کارها را با منابع خود انجام دهند.
    ج: تقویت واحدی که تحت فشار است بوسیله تامین تجهیزات، دانش، انگیزه، نیروی انسانی و...
    توجه: تمام این موارد درصورتی است که سازمان دارای ساختار انعطاف پذیر با دانش کافی باشد.
    توجه 2: پیاده سازی این روشها باعث چابک سازی سازمانی می شود.
19. در تقسیم کار باید حتما به تقسیم کار جنسیتی توجه داشت. مشخص است که زنان برای انجام کارهای یدی مناسب نیستند و مردان نیز برای کارهای مبتنی بر فعالیتهای تکرار شونده که مستلزم تمرکز بر روی چند هدف است عملکرد کمتری نسبت به زنان دارند.
20. از نظر روانی، تقسیم کار و مشخص سازی وظایف برای کارمندان باعث ایجاد احساس رضایت بیشتر می شود.

بر اساس نظریات: افلاطون، گزنفون، آگوستین، ابن خلدون، پتی، دوماندویل، هیوم، آدام اسمیت، بابیج، کانت، مارکس، ثورو، امرسون، دورکیم، فون میزس، میزس، هایک، فیلمر، تیلور، وایت، برودنر، برتون

تفاوت تقسیم کار و تفکیک کار

این تعریف با تقسیم کار فرق دارد و عموما اشاره به مباحث مرتبط با مدیریت پروژه است. در تفکیک کار، سعی می شود که پروژه به بخشهای کوچکتری تقسیم شود (اصطلاحا فازبندی شود) و برای هر بخش نیز برنامه اجرا، زمان پایان، پرسنل مشغول، هزینه و... مشخص می شود. این بخش در مدیریت سیستم و مدیریت پروژه بصورت جداگانه و کامل بیان می شود.

بر اساس نظریات: گلدبرگ، ماگدا