خلاصه طراحی شغل و سنجش بهره وری جایگاه شغلی در منابع انسانی

طراحی شغل

یکی از مهمترین وظایف منابع انسانی است که باید برای هر جایگاه شغلی انجام شود. در طراحی شغل به مسائل زیر پرداخته می شود:

1. مشخص کردن و شرح وظایف شغلی
2. محل قرارگیری شغل در چارت و ارتباط آن با سایر جایگاه های سازمانی (یعنی محل قرارگیری شغل در چارت سازمانی)
3. روشهای اجرایی در آن جایگاه (معمولا فلوچارت عملکردی)
4. دانش و مهارتهایی که در آن جایگاه شغلی لازم است (لیست این مهارتها معمولا همان است که در آگهی استخدام نوشته می شود) هرچه تنوع این مهارتها بیشتر باشد، رضایت شغلی بالاتر می رود.
5. حیطه عملکردی آن جایگاه شغلی. معمولا کارکنانی که یک کار را از ابتدا تا انتها انجام می دهند، رضایت شغلی بیشتری دارند.
6. حدود اختیار و مسئولیتهایی که کارمند در آن جایگاه شغلی باید نسبت به آن پاسخگو باشد.(مثلا کارشناس فروش مجاز است فاکتورهای تا سقف یک میلیون تومان را بدون هماهنگی با مدیر مافوق ثبت نماید). هرچه حدود اختیار بیشتر باشد، رضایت شغلی بیشتر می شود.
7. نحوه ارائه گزارشات توسط کسی که در آن جایگاه شغلی کار می کند.
8. شاخص های سنجش عملکرد شخص در آن جایگاه شغلی. همچنین باید میزان تأثیرگذاری شخص در فرآیندهای سازمان را به خودش نیز گفت زیرا باعث اصلاح و بهبود عملکرد می شود.
9. مشخص کردن تشویقات و تنبیهات برای آن جایگاه شغلی متناسب با شرح شغل. (یعنی دلایل تشویق و تنبیه و میزان آنها از قبل مشخص شده باشد و چیزی گنگ نباشد)

بر اساس نظریات: راش، اسملسر، پارکر، وال، هکمن، اولدام

تکنیک های افزایش بهره‌وری در جایگاه های شغلی

این تکنیک‌ها در طراحی شغل بصورت مستقیم استفاده نمی شود اما در افزایش کیفیت زندگی در محیط کار، رضایت شغلی، افزایش بهره‌وری، و چابک سازی بسیار مفید است:

1. چرخش شغلی: کارمندان بصورت منظم به واحد‌های مختلف مامور شوند تا با فرایند کار در آن واحدها نیز آشنایی یابند. این موضوع باعث می شود که دیدگاه جامع تری از سازمان داشته باشند و بتوانند مشکلات را با نگاه بازتری شناسایی و برایشان راهکار ارائه دهند.
2. توسعه افقی: به کارمندان اختیاراتی علاوه بر کار خودشان داده شود مثلا به کارگران خطر تولید اجازه داده شود که کنترل کیفیت را نیز خودشان تا حدی انجام دهند و فرایند عملکرد خودشان را اصلاح کنند. این روش یکی از مولفه های بهبود مستمر است که با اصل کایزن نیز همخوانی دارد. (درواقع نیروها در چند حوزه تخصص داشته باشند)
3. توسعه عمودی: در این روش، به کارکنان اجازه داده می شود تا بخشی از اختیارات مدیر بالادستی خود را نیز داشته باشند البته این اختیارات باید بصورت مکتوب مشخص شود. این باعث می شود که مدیر بالادستی نیز بتواند بخشی از اختیارات مدیر بالاتر را کسب کند. مهمترین مزیت این روش چابک سازی سازمانی است که بابت کسب اجازه از مدیر بالادستی معطل نمی شود.
4. مدیریت علمی: در این روش، تصمیم گیری ها در هر جایگاه شغلی بر مبنای دانش و تجربه انجام می شود. برای اجرای این روش باید ابتدا به پرسنل آموزش کافی داد و سپس از او امتحان گرفت و درصورت موفقیت، اختیارات به او داده می شود. استفاده از این روش باعث کاهش نیاز به کنترل پرسنل می شود.
5. روابط انسانی: چنانچه روابط بین جایگاه های شغلی به درستی تعریف شده باشد، مانع از اختلافات شده و همین باعث افزایش همبستگی سازمانی و افزایش بهره‌وری می شود. گاهی ممکن است نیاز باشد به کارکنان آموزش داده شود که چگونه با دیگران ارتباط برقرار کنند البته آیین نامه های اداری نیز باعث کنترل سلامت ارتباطات بین کارکنان در محیط کار می شود.
6. دموکراسی: چنانچه روابط در محیط کار بر اساس اصول دموکراتیک باشد، استقبال کارکنان از انجام صحیح کارها افزایش می یابد زیرا خود را در آن تصمیم موثر می بینند و باعث افزایش احساس مسئولیت می شود.
7. گروه: انجام کارها بصورت گروهی باعث افزایش بهره‌وری و چابک سازی می شود. گروه ها باید حتما سرپرست داشته باشند اما روابط بصورت دموکراتیک باشد.
8. سیستمهای اجتماعی-فنی: در این سیستمها معمولا از مشوقهای درونی (مثلا القای حس مفید بودن) و مشوقهای بیرونی (مانند تشویقات مالی) استفاده می شود تا نیروهای فنی به حداکثر بازدهی خود برسند. (اگر دقت کرده باشید، در تمام فرآیندهای منابع انسانی، سهم تشویقات ده برابر نسبت به تنبیهات بیشتر است)
9. اصلاح کار: گاهی ممکن است پرسنل و مدیران به این نتیجه برسند که با اصلاح فرآیندهای شغلی، بازدهی افزایش می یابد. بهتر است که این پیشنهادات از سمت پرسنل دریافت شود و سپس اجرا شود تا پرسنل نیز احساس مفید بودن کنند. اگر پیشنهادی دریافت شد اما قرار شد که اجرا نشود، حتما باید با دلیل برای پرسنل توضیح داده شود که چرا اجرا نمی شود. اگر اصلاحات فرایندی از رده های بالاتر اتخاذ شده بود، باید با دلایل واضح برای پرسنل توضیح داده شود تا نهایت همکاری را داشته باشند. (همیشه فعالیت با میل شخصی نسبت به ابلاغ دستور اولویت دارد).

بر اساس نظریات: هرزبرگ، هولین، میلتون، شولتز، اوسلند، لاولر

سنجش رضایت شغلی

مسئله سنجش رضایت شغلی بسیار مهم است و به کارشناسان منابع انسانی کمک می کند که دلایل نارضایتی را شناخته و با رفع آنها سعی بر حفظ نیروی انسانی نمایند. معمولا سنجش رضایت شغلی از طریق نظرسنجی، تکمیل فرم، مصاحبه حضوری و... انجام می شود اما قبل از هرکدام از این راهکارها، باید به پرسنل اطمینان داده که شرکت در نظرسنجی به هیچ وجه تاثیر منفی بر همکاری با او نخواهد داشت و هدف آن رفع عوامل آزار دهنده محیط کار است. مهمترین سیگنالهایی که بر اساس آن می توان پرسنل ناراضی را شناخت شامل: غیبت از کار، ورود و خروج نامنظم، کاهش شاخص های عملکردی نسبت به گذشته، شرکت نکردن در مراسمات و دورهمی های کاری، عدم ابراز پیشنهادات و انتقادات، و نهایتا اعلام استعفا است. معمولا پرسنلی که قصد استعفا دارند، نگرانی خاصی بابت تبعات حرفهایشان ندارند بنابراین بهترین کیس ها برای سنجش رضایت شغلی هستند. اصلی ترین دلایل عدم رضایت شغلی معمولا شامل موارد زیر است:

1. محیط پر استرس (در بالا بیان شد)
2. عوامل فرسوده کننده (در بالا بیان شد)
3. عدم وجود درک کافی از جایگاه شغلی (این خصوصا در مواقعی رخ می دهد که شخص نمی داند چه وظایفی در سازمان دارد و حس می کند که کارهای بی‌ربطی به او سپرده می شود)
4. عدم امنیت شغلی (در این شرایط، معمولا پرسنل به شرکتی می روند که امنیت شغلی بیشتری داشته باشند)
5. عدم احساس تأثیرگذاری در تصمیم گیری ها
6. سایر عوامل مرتبط با کیفیت زندگی کاری (در بالا بیان شد)
7. سایر عوامل مرتبط با طراحی شغل (بالا بیان شد)

توجه شود که بهبود اینگونه موارد باعث افزایش تعهد شغلی کارکنان نسبت به سازمان می شود.

بر اساس نظریات: اسپکتور، هولین، تامسون، فوا، مورمن، لاک، کلبرگ، توماژویچ، هولیپا